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会议活动策划流程

发表时间: 2019-09-09 09:55:17

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佛山醒晨文化小编现在就来讲讲应该如何筹办一场成功的会议活动?

商务会议活动策划的基本流程如下:

一、 联系:

客户有意向在会后与我们联系,我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划,以便于策划和策划方案。

二、 商务会议策划

根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。

三、 方案提供:

与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;

四、 前期考察:

在前期进行一些基本沟通后,客户通常会选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;

五、 合约:

检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。

六、 预付款:

签订合同需要一定数额的预付款,这样整个会议过程就会顺利进行,因为酒店预订需要预付款,汽车预订也需要预付款;如果没有预付款,我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦,特别是当会议次数大的。

七、 预订:

这是我们必须认真做的事情之一,合同是与接待单位有关的预订,预付款必须到位。

八、 接待:

接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。

九.业务会议汇总和结算:

在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行会计。

佛山醒晨文化传播有限公司小编为您整理会议策划需要注意的几个要点,希望对您有所帮助!谢谢!

佛山市醒晨文化传播有限公司


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